Электронный документооборот – создание, использование и хранение работодателем,
работником или лицом, поступающим на работу, документов, оформленных в электронном
виде без дублирования на бумажном носителе.
Электронный документ (далее – ЭД) – документированная информация, представленная
в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – УНЭП) – вид
электронной подписи, которая: получена в результате криптографического преобразования
информации с использованием ключа электронной подписи; позволяет определить лицо,
подписавшее ЭД; позволяет обнаружить факт внесения изменений в ЭД после момента его
подписания; создается с использованием средств электронной подписи.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) – электронная
подпись, которая соответствует всем признакам УНЭП и следующим дополнительным
признакам:



ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной
подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в
Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Подписанный электронный документ (далее – ПЭД) – электронный документ с
присоединенной электронной подписью, которая была создана на основе ЭД и ключа
электронной подписи.
1. Информационная система электронного документооборота
электронного документооборота в организации

и

введение

2.1. Формирование, использование, доставка, отправка и хранение ЭД осуществляются
средствами информационной системы работодателя (далее – система электронного
документооборота).
2.2. Доступ к системе электронного документооборота осуществляется путем оформления
корпоративной учетной записи на каждого работника, участвующего в электронном
документообороте.
2.3. Чтобы работник перешел на электронный документооборот, его уведомляют в
следующие сроки:



в день приема на работу и за один рабочий день до того, как допустят работника к
работе с использованием электронного документооборота, – для лиц, принимаемых
на работу в организацию;
за неделю до допуска к работе с использованием электронного документооборота –
для всех работников организации.

2.4. Электронный документооборот вводится с даты, установленной приказом директора
организации, в отношении работников, согласившихся на взаимодействие с работодателем

посредством электронного документооборота, но не ранее дня истечения срока
уведомления, установленного в пункте 2.3 Положения.
2.5. Переход на электронный документооборот в отношении кадровых документов является
добровольным для работников организации и осуществляется только по их письменному
согласию.
2.6. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством
электронного документооборота в отношении кадровых документов признается отказом
работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать
указанное согласие в последующем.
2.7. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного
документооборота в отношении кадровых документов не требуется от лиц, которые
приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на
31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
3. Перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении
которых осуществляется электронный документооборот
3.1. Перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется
электронный документооборот в организации:





кадровые документы, оформляемые в соответствии со статьями 22.1–22.3 Трудового
кодекса Российской Федерации;
документы по охране труда, за исключением документов, подтверждающих
прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе которые
работник подписывает лично;
документы по образовательной деятельности, за исключением тех, которые должны
быть оформлены на бумаге в соответствии с приказом директора организации или
законодательством Российской Федерации;
документы, связанные с организацией питания обучающихся, за исключением тех,
которые должны быть оформлены на бумаге в соответствии с приказом директора
организации или законодательством Российской Федерации.

3.2. Перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный
документооборот:



работники, связанные с оформлением, подписанием и ознакомлением с кадровыми
документами, документами по охране труда, обработкой персональных данных,
документов по организации питания обучающихся;
педагогические работники.

4.Порядок осуществления электронного документооборота
4.1. ЭД участников электронного документооборота создаются в случае их адресования
работникам, являющимся участниками электронного документооборота.
4.2. ЭД, адресованные работникам, не являющимся участниками электронного
документооборота, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной
подписью ответственного лица и направляются адресату. В системе электронного
документооборота сохраняется электронная копия указанного документа.

4.3. Порядок подписания документов в системе электронного документооборота должен
соответствовать порядку подписания документов на бумажных носителях, определенному
в инструкции по делопроизводству, с учетом особенностей, предусмотренных Трудовым
кодексом Российской Федерации.
4.4. В системе электронного документооборота фиксируются дата и время создания и
отправки ЭД, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия,
имя, отчество (при наличии), назначенная роль).
4.5. Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в
соответствии с принципом единой регистрации документа (однократности записи
информации о документе). Документ, зарегистрированный в системе электронного
документооборота, имеет единую регистрационную карточку документа (далее – РКД),
добавляются только дополнительные сведения о работе с документом.
4.6. ЭД, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные дни, регистрируются
в течение первых трех часов следующего рабочего дня.
4.7. При регистрации отправляемого ответа на входящий документ (поручение)
исполнитель обязан в установленном порядке в РКД указать ссылку на номер и дату
документа (поручения), на который подготовлен ответ. При этом в обязательном порядке в
тексте письма (доклада) прописывается номер документа (поручения), на который
подготовлен ответ.
При подготовке одного ответа на несколько поручений в тексте письма прописываются все
поручения и в РКД указываются ссылки на все номера документов (поручений), на которые
подготовлен ответ.
4.8. Взаимодействие работников организации с системой электронного документооборота,
в том числе создание, преобразование, подписание и хранение ЭД, осуществляется в
соответствии с инструкцией разработчика.
4.9. Работник обязан ознакомиться с назначенным на него ЭД в системе электронного
документооборота в течение рабочего дня, за исключением документов с пометкой
«срочно», которые подлежат ознакомлению незамедлительно после получения.
5. Подписание Э
5.1. Директор организации или работник, исполняющий его обязанности, подписывает ЭД
УКЭП.
5.2. Работники организации подписывают ЭД УКЭП, за исключением заявлений,
уведомлений, обращений и служебных записок, подписываемых простой электронной
подписью, оформленной в соответствии с инструкцией разработчика системы
электронного документооборота.
5.3. Кадровые документы подписываются с учетом ограничений, установленных статьей
22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.
5.4. ЭД подписывается в день его создания, исполнения или утверждения – в зависимости
от назначения документа и назначенной роли лица, работающего с ЭД, в системе
электронного документооборота.

6. Информационная безопасность и контроль обработки ЭД
6.1. Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота
обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.
6.2. К техническим мероприятиям относятся:


организация и использование средств защиты информации в полном объеме их
функциональных возможностей;
 обеспечение целостности обрабатываемых данных;
 обеспечение антивирусной защиты информации.
6.3. К организационным мероприятиям относятся:


контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих
обеспечение защиты информации;
 определение должностных лиц участников электронного документооборота и
организатора электронного документооборота, ответственных за обеспечение
информационной безопасности;
 установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования
баз данных;
 оформление допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ
программно-технических средств.
6.4. Контроль формирования, передачи и исполнения ЭД возложен на автора конкретного
ЭД и руководителя отдела, в котором работает работник, или его непосредственного
руководителя.
6.5. Контроль исполнения электронных документов включает в себя:






постановку электронного документа на учет;
мониторинг исполнения контрольных поручений документа;
изменение контрольных сроков исполнения электронного документа;
снятие исполненного электронного документа с контроля;
анализ хода исполнения электронного документа.
7. Порядок формирования дел и хранения ЭД

7.1. Исполненные ЭД систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
организации. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в
электронном виде.
7.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе
электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных законодательством
для аналогичных документов на бумажных носителях.
7.3. После истечения установленного срока хранения электронных документов на
основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в
установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них,

зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из системы
электронного документооборота).
8. Случаи, при которых допускается оформление ЭД на бумажном носителе
8.1. Документы, создаваемые в системе электронного документооборота, оформляются на
бумажном носителе в случаях:




если они подлежат подписанию работником, который отказался от перехода на
взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
если система электронного документооборота вышла из строя и не подлежит
исправлению в срок, назначенный для исполнения и подписания ЭД;
если это требуется в соответствии с приказом директора организации, локальными
нормативными актами организации или законодательством Российской Федерации.
9. Ответственность при работе в системе электронного документооборота

9.1. Отправитель ЭД несет ответственность за содержание электронного документа,
реквизитов, адресацию, качество и количество вложений.
9.2. Получатель ЭД несет ответственность за неисполнение документа в установленный
срок, невнесение или несвоевременное внесение сведений в электронную карточку ЭД,
ошибки, допущенные при регистрации и неправильном направлении ЭД адресату.
9.3. Руководители несут персональную ответственность за соблюдение Положения
подчиняющимися им работниками.
9.4. Руководители при увольнении работников и оформлении на работу новых
подчиненных работников обеспечивают удаление/изменение/оформление учетной записи
работника в течение двух рабочих дней с даты увольнения работника или приема на работу
нового работника.
9.5. Заместитель директора проверяет наличие у увольняемых работников незавершенных
ЭД и принимает меры по их исполнению/завершению в течение трех рабочих дней с даты
увольнения работников.